5 informações importantes sobre a gestão de estoques

O termo gestão de estoques se destaca quando as empresas procuram formas mais eficientes de coordenar toda a cadeia de suprimentos. É preciso exercer um controle rigoroso sobre a quantidade de insumos que entram em estoque, bem como sobre os produtos que são vendidos ao final da linha de produção.

Equilibrar esses dois fatores é fundamental para a imagem da empresa perante o mercado consumidor e para conquistar novos clientes.

As atividades relativas à gestão dos níveis de estoque são uma constante para empresas de todos os portes e segmentos. A principal razão para essa preocupação é a noção de que estoque parado significa dinheiro que não circula e poderia ser aproveitado em outro tipo de investimento.

Existem diversas dicas e práticas que podem ser adotadas na administração do armazém para obter maior vantagem competitiva. Este artigo introduzirá 5 ideias para gestores começarem a aperfeiçoar a sua gestão. Continue lendo e saiba mais.

1. Minimizar os níveis de estoque

Atualmente, muito se discute sobre o valor ideal do estoque mínimo e como implantar uma linha de produção enxuta. As empresas querem evitar o excesso e utilizar seus recursos com mais prudência e moderação. Uma gestão de estoques realizada de maneira apropriada pode ter real impacto nas finanças e na lucratividade.

O destino desse capital ocioso e dos produtos produzidos além da demanda é ficar parado nas prateleiras e não se converterem em lucros.

Para evitar esse fenômeno, é necessário planejar como e quando o estoque será consumido e, posteriormente, reabastecido pelos fornecedores. Se a empresa não possui estoque para envio imediato, ocorre a chamada quebra e o cliente ficará insatisfeito.

2. Integrar toda a cadeia de suprimentos

Considerar somente os produtos armazenados para o processo de gestão de estoques é uma falha, pois diversos setores trabalham em conjunto e influenciam o desempenho uns dos outros. O gestor deve ser capaz de visualizar o negócio como um todo e compreender a atuação de cada departamento na performance da empresa.

Por essa razão é preciso considerar as seguintes áreas:

  • suprimentos: cuida do abastecimento da empresa. Sua principal função é a aquisição de insumos e equipamentos para suprir a linha de produção. Seu relacionamento com o fornecedor deve buscar a qualidade dos itens adquiridos dentro das especificações e prazos combinados;
  • estoques: manter as matérias-primas e produtos acabados armazenados em excelentes condições. Deve cuidar do registro de todas as movimentações, bem como reportar a necessidade de reabastecimento. Além disso, precisa garantir a segurança das mercadorias para evitar avarias e defeitos;
  • logística: corresponde ao processo de envio de produtos para os clientes e distribuidores. Sua função é programar as remessas de maneira ágil e com qualidade nos serviços de entrega. Deve, também, garantir a integridade da carga durante o transporte até o destinatário;
  • vendas: configura a principal fonte de informações para planejar o processo de compras, pois está em contato direto com o cliente e conhece a demanda.

Integrar toda a cadeia de suprimentos é uma das formas de exercer controle sobre os custos operacionais. Considerando esses elementos, é preciso adotar uma política de compartilhamento de informação para evitar problemas, retrabalho e desperdício.

3. Realizar a previsão adequada da demanda

Esse é um fator que exige tanto controle dos próprios estoques quanto conhecimento sobre o comportamento do consumidor. Em geral, as estimativas de consumo são criadas pelos varejistas, que estão mais próximos dos clientes do que os fabricantes e distribuidores. A partir dessa análise, é possível delinear qual será a produção capaz de suprir essa procura.

A complexidade dessa tarefa está em encontrar um equilíbrio entre demanda e oferta. O excesso de produtos representa perdas, pois o mercado não é capaz de absorver o volume de mercadorias. Isso causa uma redução nos preços, com descontos e promoções, para estimular as vendas novamente.

Já uma oferta de artigos menor do que a demanda, pode resultar em atrasos de entrega e clientes insatisfeitos. Com isso, a imagem da empresa é prejudicada e o consumidor pode buscar alternativas nos concorrentes.

Para impedir esse contratempo, é preciso destacar a importância da participação de toda a cadeia, compartilhando informações e buscando soluções em conjunto. Além de estabelecer planos de contingência no caso de imprevistos para minimizar as perdas decorridas de uma redução das vendas, por exemplo.

4. Mantenha um estoque de segurança

É possível argumentar que a definição dos níveis de estoque tem características especulativas, ou seja, o gestor não tem informações reais para basear suas decisões, somente estimativas e o histórico de vendas dos períodos anteriores.

Entretanto, as empresas têm a necessidade de atender clientes no momento certo e na quantidade fixada. O mercado, por outro lado, não se comporta de maneira estável e é preciso estar preparado para eventuais alterações.

Já falamos que o estoque mínimo é uma tendência bastante comum em muitos negócios e como pode ajudar a reduzir custos. Porém, imprevistos, como atraso de entrega, escassez de um produto devido à sazonalidade e aumento dos preços praticados pelos fornecedores podem ser prejudiciais.

O estoque de segurança é uma linha que indica quando os produtos devem ser reabastecidos. Isso influencia o cálculo da cobertura de armazenamento, indicador de quantos dias o estoque atual é capaz de durar.

Suponha que certo lote de produtos dura 30 dias e o prazo de entrega do fornecedor é de 5 dias. Com essas informações, o gestor é capaz de estipular que o estoque de segurança é a quantidade correspondente a 10 dias. Tempo suficiente para o prazo de entrega e, ainda, adiciona outros 5 dias por precaução.

Esse número deve ser reavaliado periodicamente para as necessidades atuais e ajustado de acordo.

5. Favoreça a automação de processos

A gestão de estoques é uma atividade que precisa contar com altos níveis de precisão para ser realizada. Quanto maior a área do depósito, maiores são os custos associados, a fim de manter o espaço físico e a quantidade de equipamentos necessários para a movimentação de materiais. Por essa razão, a implantação de sistemas para realizar os controles e contagem dos itens é fundamental.

Com isso, é possível medir a entrada de insumos e a saída de produtos acabados. O sistema também é capaz de projetar a duração do estoque, planejar a aquisição de novos itens para reposição, contabilizar os custos e precificar as mercadorias. Isso torna o processo de tomada de decisão mais claro e objetivo.

O objetivo central do processo de gestão de estoques é buscar ser mais eficiente, reduzir custos e aumentar a rentabilidade. Há diversos outros fatores que influenciam esses objetivos, mas o estoque, quando bem gerenciado, tem potencial para contribuir com a economia de recursos.

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