Descubra tudo que você precisa para reduzir seu custo de frete

São muitos os fatores que contribuem para o aumento do frete: inflação, aumento de combustíveis, estrutura logística próxima do limite, falta de ferramentas e conhecimento para a correta gestão. Isso faz com que as suas despesas com transportes continuem aumentando, mas é preciso reduzir custos com frete para manter a sustentabilidade do negócio.

Mesmo em tempos de economia incerta e preços instáveis, algumas medidas simples podem fazer com que os aumentos com os custos logísticos fiquem, ao menos, em uma posição de vantagem competitiva em relação à sua concorrência, já que quando o assunto é transporte, cada centavo pode significar uma grande economia no caixa da empresa.

Não existe mágica, mas a partir do momento em que você entende os processos, terá condições de agir e tomar as medidas necessárias para reduzir custos de frete.

Assim, para gerenciar de forma eficiente a logística em tempos de crise, é muito importante rever minuciosamente o orçamento para que você tenha condições de identificar quais custos podem ser eliminados ou reduzidos.

Quer saber como reduzir seus custos com frete? Então acompanhe este conteúdo!

O custo do frete e a importância do cálculo correto

São diversas variáveis que interferem no valor do frete das transportadoras, e eles vão muito além da distância entre o remetente e o destinatário. Cada transportadora tem sua própria forma de fazer o cálculo, utilizando a chamada “tabela de frete” — para isso, considera-se essas variáveis e encontra-se a um valor específico para cada cliente. Essas variações podem ocorrer de acordo com as características do trabalho prestado.

A questão que tira o sono de muitos gestores de logística nas empresas é quando a organização trabalha com diversas transportadoras. Isso faz com que seja preciso controlar várias tabelas e usar fórmulas de cálculo distintas — o que torna muito difícil a conferência manual dos valores.

Variáveis que interferem no valor do frete

A complexidade do cálculo, junto às variáveis que contribuem para a formação do custo, geram muitos desencontros quando comparadas com o preço real cobrado por uma empresa de transportes.

Assim, o cálculo correto do preço do frete é muito importante para que as melhores decisões de negócio sejam tomadas, já que falhas podem levar a lucros abaixo do esperado, ou mesmo à perda de vendas por desistência do cliente.

Neste sentido, é fundamental levantar quais são todos os fatores que envolvem o valor do frete, pois só assim é possível chegar ao preço ideal e evitar prejuízos. A seguir, separamos para você fatores que influenciam na formação no preço do transporte de um bem. Veja:

1. Peso e dimensões

Geralmente, a variação do peso é definida comparando o peso bruto e o peso cubado — dimensões da embalagem multiplicadas por um fator determinado —, usando o maior entre eles para realizar o cálculo. Normalmente, se a área ocupada for relativamente maior do que o peso do produto, ela é que será usada para fazer o cálculo.

O objetivo do cálculo é tornar a cobrança mais justa, visto que, mesmo que os produtos sejam leves, mas volumosos, ocuparão mais espaço no transporte, tornando impossível que mais itens sejam incluídos na carga.

2. Categoria do produto (frágil, perecível, visado, etc)

Quando as mercadorias a serem transportados tiverem características especiais, que exijam uma tratativa diferente no manuseio e transporte, o preço praticado é maior.

É o que acontece com as cargas frágeis, que necessitam de uma atenção na embalagem para transporte, e produtos perecíveis que requerem um transporte ágil ou um veículo próprio — como medicamentos, flores e animais, por exemplo.

3. CEP de destino

A distância entre o destinatário e o remetente também interfere no cálculo do frete. Quanto maior for a distância, maior será o preço praticado pelas transportadoras. Isso ocorre, principalmente, pelo custo com combustível e manutenção dos veículos de transporte.

Certas transportadoras definem esse gasto como “valor do frete por km rodado”. As regiões de difícil acesso, como regiões de risco e do Norte do brasileiro, que só podem ser acessadas via barco ou avião, também têm o valor do frete aumentado.

4. Valor da Nota Fiscal

O preço da nota fiscal também é um dos itens que mais influenciam nos valores do frete cobrado pelas empresas de transporte. Em algumas situações, o valor final da entrega é baseado apenas numa taxa percentual da nota fiscal. Desta forma, quanto maior for o preço da mercadoria, mais caro é o transporte.

Você pode verificar isso por meio da diferença de valor quando o produto transportado é classificado como carga valiosa. Além disso, existem muitas taxas que recebem o cálculo a partir do valor da mercadoria — as taxas de gerenciamento de risco e seguros são um exemplo disso.

5. Características do destinatário (área de risco, difícil entrega)

Algumas empresas de transporte também tomam o risco e o grau de dificuldade na entrega para precificar suas entregas. Estão inclusas nesta categoria áreas em que o risco de extravio ou furto dos produtos no momento da entrega deve ser considerado, além das condições das estradas até o destino final.

Shoppings ou grandes condomínios logísticos, que exigem um tempo de descarregamento de maior, também estão nesta divisão.

6. Prazos urgentes

Prazos urgentes também afetam o valor do frete, tornando-o mais caro. A logística se torna ainda mais onerosa quando é preciso fazer a troca de modal, ou seja, trocar o rodoviário pelo aéreo.

7. Pedágios e taxas específicas

Além de todas as variáveis que mencionamos, também existe a incidência de taxas, impostos e pedágios, que acabam influenciando o frete.

Agora que você já conhece os fatores que interferem no custo do frete, que tal entender como reduzi-lo?

Por que pensar na necessidade da entrega

O processo de entrega da mercadoria para a transportadora pode influenciar de forma direta no prazo e o custo do transporte. É por isso que uma análise consistente e antecipada pode auxiliar sua empresa a evitar transtornos no futuro.

Cliente final no processo de entrega

O seu cliente final aguarda a mercadoria no menor tempo possível, intacto e na quantidade contratada.  Os acordos de nível de serviço (SLAs) transformam as necessidades dos clientes em números, tornando possível o acompanhamento e o monitoramento da carga. Algumas necessidades específicas são importantes e também influenciam no tempo das entregas.

A sazonalidade aliada às necessidades do seu cliente também interferem no prazo final. Imagine, por exemplo, cargas de alimentos que dependem de adequada entrega final em supermercados. Em meses de grande demanda, como o Natal e réveillon, é natural a ocorrência de atrasos no tempo de descarga, o que afeta o prazo de forma direta.

Por isso, uma das características importantes do mercado atual é a procura por estoques reduzidos. Toda organização que consegue diminuir seu estoque sai na frente e aprimora um diferencial competitivo importante. Sem grandes estoques, a empresa passa a se destacar por sua responsabilidade com o processo de entrega.

Quando se tem boa visibilidade da demanda do cliente, é possível sanar suas necessidades num curto espaço de tempo sem a necessidade de estocar produtos — ele é repassado diretamente do fornecedor para o cliente ou centro de distribuição.

Esse processo significa que é preciso conhecer bem os anseios do consumidor, apurando ao máximo as informações sobre eles e mantendo um cadastro atualizado. À medida que a empresa recebe esses dados de forma consistente, ela prevê as necessidades do mercado e pode organizar suas operações logísticas com mais agilidade.

Lead time: fator essencial para a empresa contratante

Por vezes, a empresa contratante de uma transportadora não tem total controle do seu lead time (tempo entre produção, o término da separação e contratação do frete) e, por vezes, repassa à transportadora a responsabilidade de apressar os processos para diminuir os atrasos — algo que nem sempre é possível, ainda mais em períodos de grande movimento nas estradas.

Para evitar esse tipo de situação, contratantes e transportadoras podem tentar se antecipar na contratação do frete, com base no histórico de lead time. Isso torna o processo de entrega mais estratégico, reduz riscos e elimina desperdícios.

É muito importante que você faça uma análise do lead time, levando em consideração todas as fases do processo de entrega, que acontecem desde o pedido efetuado até a chegada ao destino final. A redução do tempo total acontece por meio da eliminação dos excessos ou da redução da espera durante o MCT (Manufacturing Critical-path Time).

O MCT pode ser identificado com o próprio lead time, já que ele corresponde à quantidade de tempo, em dias seguidos, desde que a ordem de serviço foi gerada até que, no mínimo, um dos produtos solicitados pelo cliente seja entregue ao destino final. O caminho crítico corresponde às operações realizadas entre o intervalo da contratação do pedido até a entrega ao cliente.

Um fator relevante a considerar na busca do melhor lead time é a exatidão nas previsões de entrega. Quando se tem uma estimativa exata, o cálculo do lead time também é mais exato. Por outro lado, os equívocos de previsão aumentam à medida que o tempo de lead time se torna maior.

Para calcular com mais exatidão o período do lead time, você pode seguir as dicas abaixo que preparamos para você:

  • faça um checklist de todos os materiais necessários para efetuar uma determinada operação (inclusive matérias-primas e itens que você necessita para reparos e instalações);
  • calcule o período para adquirir cada um desses materiais (considere os finais de semana, feriados e o percurso entre o fornecedor e sua empresa);
  • identifique o produto que apresenta o prazo de entrega mais duradouro;
  • estabeleça a quantidade de dias ou horas que sua empresa necessita para fabricar o produto ou concluir o serviço;
  • é hora de calcular o lead time: coloque o tempo de espera necessário para receber os materiais ao total do tempo demandado para a fabricação do produto  — a soma entre esses dois fatores é, de forma básica, o lead time.

A busca do melhor lead time é a exatidão nas previsões. Quando você consegue saber com antecedência tudo o que envolve os seus processos, o cálculo do lead time também é mais exato. Por outro lado, os erros de previsão crescem à medida que o tempo de lead time se torna maior.

Os objetivos do lead time podem ser definidos como:

  • diminuição de custos;
  • aumentar a qualidade;
  • maior flexibilidade;
  • agilidade nas respostas.

Como vimos, o lead time está relacionado diretamente ao dinamismo no processo de entrega, mas sem atingir a qualidade do serviço ou do produto.

Para conquistar mais qualidade com redução no custo do frete e em menos tempo, é necessário ter flexibilidade e compreender que certas atividades trazem mais custos e, por isso, devem ser eliminadas. Esses são os fatores da produção enxuta que integram o lead time.

Desta forma, atividades sem necessidade representam perdas e implicam em um lead time maior. A diferença entre o tempo que agrega valor e o tempo que não agrega valor é muito importante para o entendimento de como o transporte de uma organização pode ser otimizada.

Cuidados com a rota e a frota parada

A ociosidade se refere ao tempo em que os funcionários estão desocupados dentro da empresa — ou não exercem nenhuma atividade a favor da organização.

Uma das principais razões que gera a ociosidade da frota nas empresas é que as entregas são realizadas, na maioria das vezes, de forma unidirecional, ou seja, o motorista leva o caminhão com a mercadoria, mas volta descarregado.

Neste caso, mesmo em deslocamento, pode-se considerar que o motorista está ocioso, já que não está gerando lucros para a organização. Não é sempre que acontece sincronização com o volume das cargas, com o destino e com outras variáveis que atuam para as cargas de retorno.

Transportadoras costumam embutir taxas ou aumentar os preços da tabela de serviços para compensar essa ociosidade no retorno. Além disso, as empresas que realizam transporte próprio estão sujeitas a prejuízos.

Para solucionar esta questão, é necessário criar rotas eficientes e destinar veículos em pontos estratégicos da rede de distribuição. O período de ociosidade pode chegar, mensalmente, até 60%, ou mais, da capacidade de um caminhão.

Como reduzir o seu custo de frete

Treine e capacite sua equipe

Investir em qualificação dos funcionários pode ser uma boa alternativa para reduzir custos com frete. Para isso, identifique quais são os pontos fracos dos funcionários quando se trata das questões relacionadas às análises de transporte e ofereça cursos e treinamentos que os auxiliem a desenvolver as habilidades necessárias.

Assim, se torna mais fácil explorar um potencial ainda maior e melhorar os resultados na cotação e contratação dos serviços de frete. Contudo, a equipe também precisa estar comprometida com os processos, por isso, a liderança de se envolver para incentivar a busca pelos resultados almejados.

Planeje os processos

Outra forma bastante eficiente de reduzir os custos com frete em tempos de crise é por meio da melhoria contínua dos processos. Isso se torna possível com a identificação de falhas, análise das metodologias de trabalho, reestruturação de um novo fluxo de cotação, com a correção de possíveis equívocos nos processos.

É importante rever as rotinas, mesmo depois que eles estejam implantados. Isso assegurada que a empresa esteja em busca de constante melhoria com o objetivo de reduzir os custos.

Invista em tecnologia

A implantação de um sistema de gestão pode ser um forte aliado para a modernização das operações, garantindo mais rapidez, aumento da produtividade, além de tornar as informações mais seguras e confiáveis. O investimento em tecnologia pode significar um gasto inicialmente, mas em longo prazo auxilia na redução dos custos operacionais.

Além disso, vários softwares possibilitam a geração de relatórios, que você pode usar para avaliar resultados importantes para a logística, identificar os focos de questões que atrapalham a eficiência do transporte na entrega de mercadorias e elaborar ações com o objetivo de solucionar essas questões.

A tecnologia adequada contribui para:

  • tornar mais simples os processos, automatizar as fases de operação e diminuir a necessidade de transferências;
  • acelerar o tratamento de situações excepcionais, reduzindo também a quantidade de ocorrência delas;
  • eliminar a complexidade de muitas operações.

Adote o benchmarking

O benchmarking é um método pelo qual uma empresa pode estudar outros negócios com o objetivo de avaliar quais são as práticas que contribuem para o sucesso daquela empresa. É interessante aplicar o benchmarking analisando a concorrência, a fim de se estabelecer um paralelo do que pode ser melhorado na sua organização, a exemplo do que é feito no concorrente.

É importante procurar saber quais são os principais motivos de queixas dos clientes de companhias do mesmo segmento e verificar como elas se ajustam nos seus processos. Baseado nisso, pense de que forma as falhas, tais quais extravios, atendimento ineficaz e atraso nas entregas, por exemplo, podem ser solucionadas.

Em muitos casos, para reduzir custos com frete não é preciso fazer grandes investimentos ou aumentar consideravelmente os preços, repassando-o para seu cliente: basta fazer alguns ajustes, adotar mudanças na rotina e fazer um planejamento baseado na realidade da sua empresa.

Melhores práticas para redução de custos logísticos

Depois de verificar com atenção as operações que aumentam os custos logísticos, você deve criar um planejamento que proporcione uma visão maior e realista, que favoreça a melhor tomada de decisões.

Esse planejamento deve mostrar aspectos como:

  • índice de faturamento dos produtos e serviços;
  • índice de faturamento dos canais e dos clientes;
  • análise de novas possibilidades;
  • necessidade de manter ou de eliminar produtos/serviços;
  • dados comparativos e suficientes que possibilite escolher entre fazer internamente ou terceirizar certas operações e oportunidade de executar análises de sensibilidade.

Quanto a reduzir custos de frete e aumentar a produtividade na movimentação de materiais e estocagem, seguem algumas dicas que separamos para você:

  1. crie um layout apropriado de estocagem, que otimize a armazenagem e a busca dos produtos.
  2. trabalhe com profissionais preparados e capacitados.
  3. planeje processos operacionais e documente-os em manuais e cartilhas.
  4. utilize tecnologia a seu favor para controlar estoques e processos.
  5. invista em estruturas de armazenagem apropriadas que possibilitem a verticalização dos estoques.
  6. faça um de critérios envolvendo a Curva ABC e características para a organização de estoques.
  7. considere terceirizar os serviços de armazenagem se você não possui espaço físico para isso na sua empresa.

No que diz respeito à reduzir os custos de frete no transporte de mercadorias, muitas das práticas usadas na movimentação e estocagem de materiais podem ser utilizadas.

Por fim, vamos resumir as práticas para reduzir custos com frete em 3 etapas.

Desenvolvimento dos processos

É preciso desenhar e desenvolver todos os processos logísticos, identificar os melhores fornecedores e os valores praticados por cada um. É recomendado definir os indicadores-chave de desempenho e elaborar diferentes cenários para calcular o impacto dos custos.

Quando você realiza um desenvolvimento detalhado das operações, você visualiza situações que o ajudarão a criar uma rede de logística mais econômica para a empresa.

Utilização das ferramentas analíticas

É aconselhável que você use softwares para analisar o desempenho dos investimentos em frete e efetivar a redução dos custos para escolher o transporte ideal.

É necessário utilizar, ainda, ferramentas que estejam adequadas para assimilar diversos cenários e parâmetros: rotas, modais de transporte, pistas, condições de infraestrutura, entre outros.

Existem muitas ferramentas disponíveis que são usadas para analisar e reduzir custos com frete, o que inclui a terceirização dos fornecedores, a otimização e análise da faixa de frete.

Na hora de escolher softwares analíticos, considere critérios como:

  • potencial para tornar os processos mais eficientes na obtenção dos resultados esperados e capacidade de gerenciamento riscos, avaliando os custos deles nas operações logísticas;
  • dinamismo para entender diferentes cenários ao mesmo tempo

Reduzir custos com frete é um grande desafio para todas as empresas. É um trabalho que deve ser analisado e planejado com todo o cuidado, contudo, é uma missão possível de se alcançar.

Você vai precisar do apoio de recursos tecnológicos e de estratégias eficazes que permitam controlar os custos e otimizar os lucros (uso de indicadores de desempenho, mais flexibilidade, controle de estoque, planejamento de rotas, organização doa armazéns, eliminação dos desperdícios, entre outros).

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