Porque otimizar a gestão logística da empresa?

Reduzir os custos é um dos principais objetivos das empresas atualmente. Isso é algo natural, afinal, o cenário econômico brasileiro é incerto e muitos investimentos não são garantia de sucesso para um negócio. Mas você já pensou em atingir essa meta por meio da otimização da sua gestão logística?

Os processos ligados ao transporte de mercadorias envolvem dezenas de atividades e precisam de inúmeros recursos para serem realizados corretamente. Além de enxugar os gastos, otimizar o sistema logístico contribui para ampliar as vantagens competitivas da sua empresa, aperfeiçoar o atendimento e superar as expectativas dos seus clientes.

Neste post, você entenderá a importância da gestão logística e por que ela deve ser pensada de acordo com suas estratégias de negócio. Além disso, você também vai conhecer as melhores maneiras de otimizar seus processos e os erros mais comuns que devem ser evitados.

Está pronto para melhorar ainda mais o desempenho do seu trabalho? Então vamos lá!

Pensando estrategicamente na logística

Como você encara os processos logísticos da sua empresa? Você considera que eles também fazem parte do seu plano de marketing ou acha que essa atividade consiste na simples entrega de produtos?

Se você percebe a logística como algo mais complexo do que despachar uma mercadoria, parabéns! Do contrário, lamentamos dizer que você pode ter sérios problemas no seu posicionamento estratégico. Isso sem falar nas possíveis reclamações dos consumidores nas redes sociais e em outros canais de comunicação.

Dessa forma, você até pode achar que estamos exagerando e que a logística é algo fácil de ser feito, mas, acredite, não é tão simples. Para ser bem-sucedido nas suas ações de marketing e planejamento, você deve pensar em todos os processos relacionados ao pré e pós-venda de produtos ou serviços oferecidos por sua empresa.

Isso é requisito básico para uma gestão apresentar bons retornos sobre seus investimentos e contribuir para o crescimento do seu negócio. Nesse cenário, o primeiro passo para melhorar a logística dos seus processos é pensar nessa atividade de maneira estratégica, alinhando-a a suas necessidades e seus objetivos.

Por que devemos otimizar a gestão logística

Otimizar. Já faz tempo que esse termo vem sendo usado por gestores, líderes de projetos e colaboradores. E você? Sabe o que essa palavra realmente significa?

De modo geral, a otimização diz respeito a boas práticas de gestão para executar as atividades de um negócio sempre nas melhores condições e com o menor custo possível. Esse processo costuma envolver a participação de diferentes departamentos, pessoas e procedimentos internos de uma empresa. Essa integração é fundamental para o planejamento e a execução de estratégias organizacionais mais focadas, consistentes e capazes de alcançar os resultados esperados.

Além desses benefícios, a otimização também ajuda a eliminar os principais impactos da má logística de distribuição, como a ineficiência dos processos, gastos excessivos, perda na qualidade dos serviços e altos índices de reclamações dos consumidores. Para quem busca o sucesso, melhor não arriscar, concorda?

A logística é uma das áreas com maior potencial de redução de custos em uma empresa, por isso, está recebendo cada vez mais atenção quando o assunto é gestão. Mas, se por um lado esse é um importante ponto positivo para os negócios, por outro a gestão logística também favorece a competição entre as empresas. O resultado desse processo é que o mercado deixa de abrir portas para gestores despreparados.

Por isso, meu amigo, se você quer entrar nessa disputa e garantir a continuidade das suas operações, melhor reavaliar o modo como você trata sua gestão logística.

Dicas para fazer uma boa otimização

Se você chegou até aqui é porque está realmente disposto a colocar a mão na massa, certo? Então se prepara porque essa é sua chance!

Otimizar a logística é uma tarefa que, a princípio, vai exigir um pouco mais de esforço para tomar forma. Mas não se preocupe! Depois de otimizados, seus processos se tornarão mais simples e com resultados mensuráveis. Para te ajudar a começar a fazer uma boa gestão logística na sua empresa, separamos algumas dicas práticas e eficazes. Leia com atenção e veja o que pode ser feito no seu negócio.

Mapeie e compreenda seus processos

Mapear os processos logísticos da sua empresa é essencial para conhecer e organizar melhor todas as atividades relacionadas às entregas. Por meio de diagnósticos precisos, esse mapeamento vai atuar como uma ferramenta de gestão que permitirá a identificação de falhas e oportunidades de melhorias.

Para fazer um bom mapeamento, você pode esquematizar seus processos internos e verificar os seguintes pontos:

  • avaliar as entradas (inputs) e saídas (outputs) de recursos que fazem parte do desenvolvimento das suas atividades;
  • identificar fornecedores e clientes;
  • desenhar um tipo de fluxograma para representar sua rotina logística;
  • listar as atividades da sua empresa que podem agregar ou gerar valor para o consumidor;
  • verificar possíveis falhas e oportunidades de melhorias;
  • definir um plano de ação para as mudanças necessárias;
  • monitorar regularmente as funções de colaboradores e equipes.

Você verá que, ao aperfeiçoar seus processos e minimizar qualquer tipo de erro, conseguirá aumentar significativamente a produtividade e a eficiência nas suas operações.

Ofereça bons treinamentos aos motoristas

Depois de mapear e compreender os processos logísticos, é hora de sair do papel e começar a promover iniciativas práticas de otimização. Uma delas é capacitar as equipes envolvidas e oferecer treinamentos de qualidade aos motoristas.

O profissional que é treinado com base em boas práticas de gestão faz o possível para realizar suas entregas com segurança e eficiência. Isso significa que ele vai se preocupar em seguir as rotas planejadas, desviar de pontos perigosos, dirigir com cautela, seguir as normas de trânsito, resolver possíveis problemas com autonomia e atender o cliente da melhor forma possível.

Se você ainda não tiver um espaço apropriado para treinamentos mais complexos, use a tecnologia a seu favor! Além de capacitações online, você também poderá investir em dispositivos eletrônicos ou softwares de monitoramento, por exemplo. Essas ferramentas contribuirão para aumentar a segurança de motoristas e de veículos que estiverem em rota.

Planeje e defina boas rotas de entregas

As rotas são peças-chave quando o assunto é otimizar a gestão logística. Normalmente, as melhores rotas são aquelas que permitem o encurtamento da distância e que garantem a segurança do motorista, da carga e do veículo.

Mas, para não cair em armadilhas, é melhor ter cuidado. Se for mal planejado, o caminho mais curto pode sair muito mais caro. Por esse motivo, considere nos seus planos a infraestrutura das cidades onde serão feitas as entregas, o índice de criminalidade local, opções de abastecimento nas proximidades do destino final, entre outras questões de ordem práticas.

Lembre-se também de que algumas regiões podem apresentar restrições para a circulação de veículos de cargas pesadas. Para não gastar tempo e recursos sem necessidade, todos os detalhes precisarão ser estudados de modo que você consiga otimizar seus processos logísticos de forma correta e eficaz.

Os cuidados que acabamos de exemplificar também fazem parte de uma boa gestão de riscos, ou seja, a capacidade de evitar, sempre que possível, qualquer tipo de interferência que possa causar impactos na integridade da mercadoria, no prazo de entrega e na qualidade do serviço prestado.

Determine bons indicadores de desempenho

Se você quer saber se suas ações de otimização estão dando certo, não pode deixar de mensurar seus resultados. Para fazer isso, é essencial determinar os melhores indicadores de desempenho para que você consiga desenvolver seus futuros projetos de maneira estratégica e inteligente.

Também chamados de KPI (Key Performance Indicator), eles servirão para te orientar quanto aos caminhos certos para otimizar sua gestão. Além de servirem como norteadores para a tomada de decisões, os indicadores de desempenho oferecem outras vantagens para uma empresa. De maneira rápida, podemos citar as principais:

  • mais segurança na execução das atividades;
  • ganho de produtividade;
  • identificação de pontos fracos e fortes na rotina logística;
  • redução de custos relacionados aos processos;
  • aumento na satisfação dos clientes.

Para medir o desempenho dos seus processos, você poderá mensurar o percentual de pedidos entregues no prazo, o tempo total da entrega, a performance no processamento das encomendas, o custo do transporte, entre outros indicadores relevantes.

Melhore a comunicação interna da sua empresa

A comunicação é um fator imprescindível para a otimização de qualquer tipo de processo. Tratando-se de logística, essa característica se torna ainda mais importante. Nos dias atuais, a agilidade na tomada de decisões é uma poderosa vantagem competitiva, por isso, a rapidez no compartilhamento de dados também é um grande diferencial.

Quando falamos em comunicação interna, também estamos nos referindo ao alinhamento geral das equipes quanto aos objetivos, demandas, prazos e expectativas do cliente sobre algum serviço.

Para organizar esses processos, você poderá usar planilhas digitais para registrar e acompanhar os pedidos do mês, por exemplo. Ao lado de cada pedido, inclua o nome do cliente e outros dados gerais da compra, como valor, prazos, distância e tipo de transporte que será utilizado em cada entrega. Depois disso, basta compartilhar esse material com sua equipe para que todos estejam por dentro de cada decisão.

A integração dos projetos contribuirá para otimizar a gestão logística e até mesmo melhorar as relações interpessoais entre os profissionais que trabalham com você. É uma boa dica, não?

Invista na terceirização dos serviços de entrega

Terceirizar o serviço de entrega é uma ótima alternativa para reduzir custos com infraestrutura e ampliar a competitividade do seu negócio. Ao terceirizar, você não precisará arcar com o recrutamento e treinamento de equipe e ainda estará dispensado de cuidar da manutenção da frota.

Além desses benefícios, contratar uma boa transportadora para efetuar suas entregas é mais uma garantia de que o serviço será feito com segurança, afinal, a contratada poderá incluir bons seguros no contrato. Isso significa que, em casos de acidentes, danos ou roubos de cargas, você terá seus direitos e reembolsos totalmente resguardados.

Na sua pesquisa pela melhor empresa de transportes, procure observar:

  • tempo de atuação da transportadora no mercado;
  • portfólio de clientes;
  • referências e opiniões de outros consumidores;
  • o custo-benefício que a empresa oferece;
  • cumprimento da transportadora quanto as principais normas de segurança e transporte de cargas.

Estabeleça parcerias com seus fornecedores

Uma boa relação de parceria com seus fornecedores, sejam eles de produtos ou serviços, é mais uma dica simples e eficaz para otimizar a gestão logística.

Empresas que não garantem uma boa comunicação com seus fornecedores acabam se distanciando dos seus próprios processos e também comprometem sua reputação no mercado. A famosa propaganda “boca a boca” é uma grande aliada para divulgar sua imagem, mas, da mesma forma, pode ser fator determinante para arruinar sua marca no mercado.

Para não ter problemas com seus colaboradores e garantir que seus contratos sejam cumpridos com qualidade e boa vontade, algumas atitudes podem ajudar. Veja:

  • empenhe-se para alinhar e compartilhar as informações das atividades de entregas com os fornecedores;
  • integre os sistemas e mapeamentos de processos usados na sua empresa com seus funcionários, colaboradores terceirizados e clientes;
  • reconheça e parabenize as conquistas dos seus fornecedores. Isso mostrará que você está atento aos projetos que eles realizam.

Lembre-se de que, quando há uma parceria em que ambas as empresas saem ganhando, os processos geram um retorno melhor e alcançam uma importante sintonia no alinhamento e planejamento de projetos futuros, por isso, capriche!

Invista no uso da tecnologia aplicada à logística

Não há como falar em otimização sem mencionar a importância dos recursos tecnológicos que existem hoje em dia.

O próprio GPS (esse mesmo que você usa para encontrar o caminho quando está perdido) pode ser usado para controlar o transporte de produtos. O sistema é fácil de ser utilizado e pode ser instalado na maioria dos dispositivos móveis a um baixo custo. Graças à internet, esse monitoramento é feito em tempo real e permite que você consiga identificar possíveis erros nos seus processos de entrega.

Além do rastreamento, outros softwares poderão ser úteis para a gestão financeira da sua empresa. Despesas, faturamentos e controle de estoque podem ser facilmente acompanhados com os programas corretos, basta pesquisar e achar aquele que melhor irá atendê-lo.

Ao otimizar a gestão logística com o auxílio da tecnologia, você mostra que está por dentro das tendências de mercado e que sabe tirar proveito das melhores práticas de gestão. Tenha certeza de que você será visto com bons olhos pelos clientes e pela concorrência também!

Erros que devemos evitar ao otimizar a logística

Otimizar e reduzir custos de distribuição e logística são iniciativas diretamente relacionadas a processos mais focados e sem altos índices de falhas. Por isso, além de conhecer as melhores práticas de otimização, você também deve estar por dentro dos erros mais comuns que os gestores cometem nesse processo.

E não pense que esses equívocos são apenas de principiantes. Pelo contrário! Profissionais experientes também podem ser negligentes e deixar de lado as boas práticas que já foram citadas neste post.

Ao otimizar a logística, procure evitar os seguintes erros:

Ignorar o dinamismo da cadeia de suprimentos

Todos os processos da rotina logística funcionam como um sistema que fica em constante movimento. Por mais que existam tarefas similares a serem feitas na cadeia logística, nenhuma delas é fixa ou igual a outra. Essas características mostram que a cadeia de suprimentos é dinâmica e, como tal, precisa de um gerenciamento igualmente ativo.

A demanda de pedidos é algo que também pode influenciar toda a otimização da gestão logística. Uma demanda alta pode exigir recursos e planejamentos mais complexos, por outro lado, imprevistos podem fazer com que todos os planos sejam arruinados. Levar em consideração esse dinamismo é estar preparado para buscar soluções alternativas, de baixo custo e que não comprometam a qualidade do serviço oferecido pela sua empresa.

Falhar no controle e registros de demandas

Por falar em demandas, deixar de controlar e registrar os pedidos corretamente é um erro que pode comprometer o funcionamento de todos os seus processos. Acompanhar o status das entregas, identificar qualquer tipo de ocorrência e realizar o monitoramento das rotas são iniciativas que não podem ser ignoradas na otimização logística.

Uma dica para fugir desse erro é enxergar as próprias demandas como as razões primordiais da existência do seu negócio. Ora, e não é que elas são mesmo? Sem os pedidos não existiria sequer um processo logístico para ser otimizado.

Se você se lembra bem da nossa primeira dica sobre como fazer uma boa otimização (“Mapeie e compreenda seus processos”), então também já sabe o que deve ser feito para estar em dia com todos os detalhes da gestão logística do seu negócio. Esteja atento!

Não planejar as rotas de distribuição

A falta de preparo das rotas também remete ao mau planejamento da sua gestão. As rotas de distribuição serão as pontes entre você e seu cliente, por isso, merecem ser planejadas cuidadosamente.

Depois de avaliar o tipo de mercadoria e de escolher o melhor tipo de transporte para a entrega, você deverá estudar todas as opções de rotas, realizar uma breve gestão de riscos, treinar as equipes envolvidas no processo e pensar em soluções alternativas para o caso de qualquer imprevisto.

Seu papel como gestor é garantir que suas mercadorias sejam entregues dentro do prazo e com total integridade. Para não decepcionar seus clientes, é melhor fazer bonito, não acha?

Deixar de unificar o sistema de informação

Ter um sistema de comunicação unificado é importante para evitar falhas que podem comprometer o andamento de todas as entregas. Tenha em mente que, se você perde o andamento de um produto na cadeia de suprimentos, você perde também todo o controle desse processo.

Quando isso acontece, você passa a estar automaticamente vulnerável a perdas, desvios e extravios de mercadorias, rotas mal aproveitadas, distribuição inadequada de produtos e a qualquer outro acontecimento que poderá afetar diretamente o desenvolvimento do seu negócio.

Essa vulnerabilidade poderá resultar em gastos com ajustes e modificações nos sistemas, manutenções extras nas frotas, reposições de mercadorias e até mesmo no reembolso dos consumidores. Tudo isso sem falar no estresse que será causado entre todas as equipes envolvidas.

Ignorar a segurança das informações internas

Olha a tecnologia aqui de novo! Dessa vez, abordaremos o tema do ponto de vista da segurança da informação, que deve ser um dos principais investimentos feitos pela empresa, independentemente do segmento em que atua.

Por mais que existam informações que podem e devem ser compartilhadas entre funcionários e fornecedores, existem outras que cabem ao conhecimento apenas dos gestores e líderes de um negócio.

Deixar de investir em um sistema que proteja seus dados sigilosos é o mesmo que colocar em risco o andamento de todas as atividades da empresa. Já pensou em perder todas as informações sobre o monitoramento das suas cargas ou do seu estoque? Recuperar esses arquivos leva tempo e nem sempre é possível resgatar todos eles.

A segurança da informação também protegerá seus sistemas contra possíveis ataques de hackers, vírus e até mesmo de problemas técnicos que possam te pegar de surpresa.

Desconhecer as métricas e resultados

Estabelecer e analisar os indicadores de desempenho da sua empresa será um grande ganho para sua gestão logística. Afinal, se você não souber dos resultados das suas estratégias, como poderá analisar se suas ações estão gerando bons resultados?

Quando bem escolhidos, os KPIs de logística ajudam a medir o desempenho de uma empresa e ainda garantem que todos os funcionários e lideranças estejam alinhados aos mesmos objetivos e resultados. Não se esqueça de que a logística e a distribuição são processos complementares ao planejamento de marketing e vendas, por isso, devem ser avaliados com a mesma seriedade e empenho.

Ao longo deste post você aprendeu a importância de otimizar a rotina logística e acompanhou dicas variadas de como fazer isso de forma correta e com poucos recursos. Agora você também já sabe o que deve ser evitado nesse processo, afinal, qualquer falha na gestão poderá comprometer todo o andamento das suas entregas. Avalie as sugestões e veja quais delas podem ser aplicadas no seu negócio.

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